Die Errichtung qualitativ hochwertiger Dokumente stellt im “klassischen” Anwendungsbereich schon als solche eine große Herausforderung dar. Inhalte müssen abgestimmt, Parteiinteressen koordiniert und Formvorschriften eingehalten werden. Spezialbestimmungen erfordern eine erhöhte Aufmerksamkeit und ein vertragliches Gegensteuern in eine bestimmte Richtung. Dazu kommen Form- und Begleitvorschriften, die den gesamten Erstellungsprozess mühevoll und fehleranfällig machen. Fehler, die unter Umständen eine Haftung auslösen können.
Bei der automatisierten Dokumentenerstellung werden für den jeweiligen Anwendungsfall genau die zu beachtenden Einheiten adressiert und Fehlerquellen minimiert. Der “Vertragserrichter” erhält den Komfort, dass Formulierungen korrekt und konsistent an die aktuellen gesetzlichen Bestimmungen angepasst sind sowie Dokumente formgültig erstellt werden. Die Beteiligten profitieren zudem von einer deutlichen Vereinfachung und schnelleren Abwicklung. Zudem können automatisierte Dokumentenerstellungsprozesse besser strukturiert und in einzelne Arbeitspakete aufgeteilt werden. Von der Identifikation der Beteiligten, über den KYC-Check bis zur Vertragserstellung und die Erteilung von Rechtsrat können somit einzelne Aufgaben klar den jeweiligen Beteiligten zugewiesen werden. Sohin lasten diese – mitunter – lästigen Aufgaben nicht ausschließlich auf dem “Vertragserrichter”, sondern wird dieser automatisiert beliefert und kann sich so konzentrierter seiner eigentlichen Aufgabe, nämlich der Lösung von Spezialfragen, widmen.
Man spricht heute von der Prozessablaufoptimierung bei juristischen Aufgaben und meint damit nichts anderes, als die optimale Zuweisung von Aufgaben zur richtigen Zeit und an den richtigen Bearbeiter von überwiegend gesetzlich oder per Gepflogenheit determinierten Abläufen. Unterstützend wirken hier insbesondere die Visualisierung von Arbeits- und Transaktionsabläufen, die systematische Zuordnung von Kompetenzen und Berechtigungen zu bestimmten Personen(gruppen) sowie eine strukturierte Dokumentenablage samt KI-gestützter Dokumentenauswertung. Gerade Know Your Customer (KYC)-Checks erfordern einen sehr hohen organisatorischen Aufwand, der per Definition standardisiert und nur wenig wertschöpfend ist. Durch den Einsatz von Legal Technology können diese Verantwortlichkeiten den Parteien operativ zugeordnet werden, sodass dem “Vertragserrichter” lediglich die sodann wenig aufwendige Endkontrolle verbleibt.
